Znalostnú bázu začnite otázkou, ktorú riešite dnes

Treba pripraviť ponuku pre nového klienta. Podobný projekt ste už robili: pamätáte si vydarené riešenie a zhruba tušíte, kde je prezentácia. Konečné podmienky sa však dohadovali v korešpondencii, kalkulácia zostala v tabuľke a prečo ste jeden z variantov zamietli, zrejme viete iba vy. Začnite touto aktuálnou úlohou a niekoľkými dokumentmi z podobného projektu, nie výberom platformy.

Po hodine máte dosť podkladov na začiatok. Popritom zistíte, že prezentácie sú tri, tabuľka sa volá „finalna_2“ a dôležitú dohodu si budete musieť overiť u kolegu.

V takej chvíli je ľahké usúdiť: potrebujeme znalostnú bázu s AI, aby sme mohli položiť otázku a hneď dostať odpoveď. Želanie je pochopiteľné, no medzi ním a užitočným výsledkom je niekoľko krokov, ktoré sa oplatí prejsť ešte pred výberom platformy.

Začnite otázkou: čo už viete, kde je to uložené a v ktorej najbližšej úlohe sa to má zísť?

Znalosti už existujú, no cestu k nim zakaždým hľadáte odznova

Keď sa hovorí o znalostnej báze, ľudia si predstavia úhľadný systém: sekcie, návody, karty projektov, vyhľadávanie. Vlastné podklady vyzerajú skromnejšie – priečinky, korešpondencia, poznámky zo stretnutí a niekoľko dokumentov, ktoré už dávno treba roztriediť. No práve tam môžu byť tie najužitočnejšie veci: vydarená formulácia ponuky, vysvetlenie zložitého rozhodnutia, pripomienky klienta, zoznam chýb, ktoré nechcete zopakovať.

Problém nastáva, keď túto skúsenosť môže využiť iba človek, ktorý si pamätá, čo a kde hľadať. Zakaždým musí znova obnovovať súvislosti medzi dokumentmi a vysvetľovať ostatným, ktorý z nich je aktuálny. Ďalej nájdete malý praktický krok: ako sprístupniť časť nazbieraných skúseností pre konkrétnu prácu.

Vyberte otázku, kvôli ktorej sa oplatí otvoriť archív

„Zhromaždiť všetky znalosti firmy“ vám takmer nepomôže pochopiť, kde začať: objem je obrovský, kritérium hotovosti nejasné a aktuálne úlohy nikam nezmizli. Je praktickejšie vziať otázku, na ktorú naozaj potrebujete odpovedať. Napríklad:

Čo z minulého projektu môžeme použiť v novej ponuke a čo treba prepočítať alebo nanovo odsúhlasiť?

Takáto otázka má jasný výsledok: ponuku treba pripraviť a minulá skúsenosť má pomôcť urobiť niekoľko rozhodnutí. Teraz je jasné, ktoré podklady budete potrebovať – nie celý archív, ale dokumenty jedného podobného projektu: odsúhlasenú ponuku, kalkuláciu, záverečný výstup a korešpondenciu s podstatnými zmenami.

Dobrá prvá otázka obmedzuje rozsah hľadania a umožňuje overiť, či to prinieslo úžitok. Ak po rozbore viete, čo vziať za základ, kde treba nové údaje a aké otázky položiť klientovi, prvý výsledok už máte.

Zostavte malú pracovnú sadu

Na prvý pokus stačí niekoľko podkladov, ktoré si dokážete sami prezrieť a overiť. Vyberte tie, ktoré je s ohľadom na prístupové práva a obsah dokumentov prípustné odovzdať zvolenému AI nástroju. Ak korešpondencia obsahuje osobné údaje klienta, zohľadnite požiadavky GDPR – nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov – a pred nahratím odstráňte všetko nepotrebné.

Nemusíte vopred zjednocovať formát všetkých dokumentov. Užitočnejšie je stručne vysvetliť, čo predstavuje každý zdroj:

Tabuľku môžete posúvať vodorovne.

Takéto vysvetlivky potrebuje človek aj model. Dva dokumenty si môžu protirečiť, pretože jeden vznikol skôr a druhý zachytáva odsúhlasené zmeny. Novší súbor pritom tiež nemusí byť schválený. Ak neviete, ktorá verzia je konečná, tak to aj označte – už to je užitočný výsledok rozboru.

Požiadajte AI, aby podklady prepojila s vašou úlohou

Povedzme, že dokumenty z minulého projektu aj opis novej požiadavky máte pohromade. Teraz požiadajte AI, aby ich porovnala a hneď oddelila tri veci: čo potvrdzujú podklady, aké závery navrhuje model a čo chýba na rozhodnutie. Inak sa v jednej hladkej odpovedi zmieša skutočná dohoda s vierohodným predpokladom.

Pred rozborom si overte, že nástroj naozaj získal prístup k obsahu súborov: zmienka o priečinku ani odkaz na neverejný dokument to nezaručujú.

Pripravujem ponuku na nový projekt a chcem využiť skúsenosti z minulého.

Nová požiadavka:
[stručne opíšte úlohu]

Priložil som podklady z minulého projektu:
[vymenujte dokumenty a vysvetlite, ktoré verzie sú odsúhlasené]

Najprv vymenuj podklady, ktorých obsah máš k dispozícii.
Ak sa niektorý dokument neotvorí alebo ho nevieš prečítať celý,
oznám mi to.

Potom mi pomôž zorientovať sa:
1. Ktoré riešenia z minulého projektu sa hodia pre novú požiadavku?
2. Čo sa nesmie prevziať bez overenia, nového prepočtu alebo odsúhlasenia?
3. Ktoré informácie si navzájom protirečia?
4. Čo chýba na prípravu ponuky?

Pri podstatných záveroch uveď zdroj a miesto v ňom: sekciu,
stranu alebo krátky úryvok, podľa ktorého si odpoveď overím.

Oddeľuj informácie z dokumentov od vlastných návrhov.
Ak odpoveď v podkladoch nie je, priamo to napíš.

Na záver zostav zoznam ďalších krokov.

Prompt určuje spôsob práce, no kontrolu nenahrádza: odkaz na zdroj si tiež otvorte a presvedčte sa, že záver naozaj potvrdzuje.

Skontrolujte miesta, od ktorých závisí rozhodnutie

Model môže navrhnúť vziať za základ štruktúru minulej ponuky, osobitne prepočítať cenu a upresniť podmienky podpory. Pozrite sa, na čom sú tieto odporúčania založené.

Možno je rozsah prác naozaj odsúhlasený v záverečnom dokumente, no podpora sa len preberala v korešpondencii a do dohody sa nedostala. Pre novú ponuku je to podstatný rozdiel.

Mimoriadne pozorne kontrolujte sumy, termíny, záväzky a vysvetlenia dôvodov. Ak sa v podkladoch píše, že od riešenia sa upustilo, ale nie prečo, model nesmie z dohadu urobiť príbeh o motívoch tímu. Odpoveď „v dokumentoch sa nenašlo“ býva tiež veľmi užitočná: ukazuje, akú otázku položiť človeku, namiesto ďalšieho hľadania v priečinkoch alebo rozhodovania na základe predpokladu.

Uložte to, čo pomôže nabudúce

Po dobrom rozbore je ľahké zavrieť chat s pocitom, že teraz je všetko jasné. O mesiac však môžete potrebovať tú istú prácu a budete si musieť spomínať, ktoré dokumenty ste zbierali a k čomu ste dospeli.

Preto výsledok uložte tam, kde budete v projekte pokračovať: na stránke projektu, v karte úlohy alebo v samostatnom dokumente vedľa zdrojových podkladov. Patrí doň:

• riešenia z minulého projektu, ktoré sa dajú znova použiť;
• odkazy na dokumenty, ktoré ich potvrdzujú;
• podmienky, ktoré treba prehodnotiť;
• otvorené otázky a ďalšie kroky.

Vedľa uveďte dátum kontroly a človeka, ktorý vie obsah upresniť: ak sa podmienky zmenia, bude jasné, na koho sa obrátiť a čo preveriť. Tak vznikne malá pracovná časť znalostnej bázy s konkrétnym účelom – pomôcť pripraviť ďalšiu ponuku s využitím nazbieraných skúseností.

Rozširujte systém, keď sa práca začne opakovať

Prvá úloha zároveň ukáže, či potrebujete veľký systém: kde pomáha AI, ktoré podklady treba najprv dať do poriadku a aký výsledok sa oplatí ukladať.

Po niekoľkých takýchto rozboroch bude vidieť, ktoré podklady potrebujete stále, ktoré otázky sa opakujú a kde sa najčastejšie stráca čas.

Možno budete potrebovať jedno miesto pre odsúhlasené rozhodnutia. Alebo sa ukáže, že dokumenty sú dostupné, ale nikto neoznačuje aktuálnu verziu. Alebo je hlavný problém v tom, že dôvody dôležitých zmien sa nikde nezapisujú.

Sú to rôzne úlohy a riešiť ich bude treba rôzne. Takáto skúsenosť prinesie oveľa konkrétnejšie požiadavky na budúci systém než želanie „urobiť inteligentné vyhľadávanie vo všetkom“. Keď podklady pravidelne používa celý tím, začnú byť dôležité prístupové práva, aktualizácia zdrojov a zodpovednosť za obsah.

Na začiatok: vyberte jednu aktuálnu úlohu, pri ktorej sa zíde minulá skúsenosť. Sformulujte otázku, zostavte malú sadu podkladov, rozoberte ju s AI podľa promptu vyššie a po kontrole uložte výsledok spolu s odkazmi na zdroje. Vzorový archív nepotrebujete. Kritérium prínosu je jednoduché: je jasnejšie, čo robiť ďalej, a dokáže iný človek – alebo vy o mesiac – pokračovať v práci bez opätovného hľadania?

Čítajte ďalej: kam uložiť výsledok rozhovoru s AI, aby ste mohli pokračovať v práci a ako odovzdať úlohu, aby všetko nezostalo v hlave vedúceho.

Ukázať, kde máte svoje podklady a čo musíte hľadať stále odznova, a vybrať prvý pracovný krok môžete na bezplatnom 30-minútovom stretnutí so Simplit. Prebrať úlohu